Selon une étude réalisée par EFP en 2017, 79% des entreprises déclarent avoir mis en place une politique voyage. Deux tiers des entreprises déclarent avoir un taux d’application de celle-ci supérieure à 70%. La politique voyage permet de paramétrer les différents outils nécessaires aux voyages d’affaires. C’est un document qui fixe le tarif, le confort, la sécurité du déplacement professionnel du salarié. Il est important de mettre en place une politique voyage claire et performante dans le but de maitriser ses coûts et faire des économies.
La politique voyage permet de contrôler les dépenses de l’entreprise et garantir la sécurité des voyageurs.
Définir une politique voyage
La politique voyage est fixée dans le but de cadrer les déplacements professionnels en terme de coût, de standing, de RSE et d’assurer la sécurité du voyageur. Elle s’applique aux collaborateurs et est communiquée aux différents prestataires voyages de l’entreprise. La politique voyage inclut l’ensemble des règles régissant les frais liés aux voyages professionnels. Elle est en général décidée conjointement entre le travel manager et le service achat en fonction des besoins voyageurs et des contraintes de l’entreprise.
Il n’existe pas de politique voyage universelle. Chaque entreprise est différente et définit sa propre politique voyage. Elles sont souvent orientées par :
- la zone
- la catégorie de prix
- la hiérarchie d’entreprise
Les standards fixés vont servir de points de repère pour les prestataires de services mais aussi pour mesurer la conformité des déplacements. Une fois que l’entreprise a défini une politique voyage il est important qu’elle puisse étudier son évolution pour maîtriser ses dépenses voyages.
Les clés du succès d’une politique voyage efficace et réussie
Pour sa réussite et son efficacité, la politique voyage doit être flexible et unique. Dans sa conception, le Travel Manager doit être à l’écoute de ses collaborateurs, être flexible, analyser les données et bien communiquer.
ÉCOUTE
Les entreprises doivent être à l’écoute des voyageurs et mesurer leur satisfaction pour améliorer leurs déplacements. Les besoins des voyageurs doivent être au centre de la réflexion de la politique voyage. Si la politique voyage répond bien aux besoins du voyageur il aura tendance à la respecter. Selon une étude EVP réalisée en 2018, le voyageur devient le pivot de la construction du programme de déplacements de l’entreprise.
FLEXIBILITÉ
L’univers du voyage est régit par le yield management, ainsi les prix des prestations de services varient selon les périodes et l’anticipation du voyageur. Dans certains cas (période de forte affluence, veille pour le lendemain, vacances… etc), les voyageurs sont obligés de réserver un hôtel hors de leur politique voyage. En cas de dépassement de la politique voyage, l’entreprise peut se prémunir d’un delta de variation du tarif initial. Ainsi le réservataire, peut être encore plus autonome dans sa réservation. Plus la politique voyage est précise, plus le réservataire saura l’utiliser correctement. En outre, une bonne politique est sans cesse en évolution, l’évolution de la politique voyage permet de s’adapter :
- Aux besoins des voyageurs
- Au marché
- Aux événements externes .
La flexibilité et l’évolution de la politique voyage garantissent l’efficacité de cette dernière et permettent d’obtenir une conformité élevée.
COMMUNIQUER
Pour qu’elle soit respectée, la politique voyage doit être la plus claire et détaillée possible. Lorsqu’un voyageur ou le travel manager est confronté à un problème lié au voyage d’affaire il se réfère à ce document. Un document qui doit répondre à toutes les problématiques. Dès lors que le document est finalisé, il est nécessaire de s’assurer de la bonne lecture et connaissance de celui-ci. Cela évite les dépassements ou le non respect de la politique voyage. Il faut parler d’une communication fluide entre décideurs voyages et voyageurs.
ANALYSER LES DONNÉES
Afin de définir des prévisions sur l’année suivante, les données sont à prendre impérativement en compte pour améliorer la politique voyage. L’analyse des données n’est possible que si l’entreprise dispose de reporting qui consolide toutes les données liées aux déplacements. L’objectif est d’analyser les données pour déterminer les points de conformité et de non conformité afin d’ajuster la politique voyage. Par exemple pour l’hébergement, analyser les données permettra d’estimer le budget avec plus de précision et d’anticiper les dépenses à venir.
Une politique voyage adaptée et flexible va permettre aux collaborateurs de mieux appréhender et préparer leur déplacement professionnel.
