La gestion des notes de frais est un enjeu majeur pour les entreprises en raison des difficultés de gestion qu’elles peuvent représenter. Les notes de frais des dépenses d’hébergements sont d’autant plus complexes que les systèmes hôtels et de réservation ne sont pas uniformisés. Des solutions se sont alors développées dans le but de réduire les coûts pour les entreprises. Il s’agit alors de penser la gestion des notes de frais non plus comme une cause de dépenses mais comme une source d’économies potentielles.
Les notes de frais génèrent des coûts en temps et en argent, le schéma ci-dessous reprend les données moyennes de dépenses pour une note de frais liée à une nuit d’hôtel pour l’entreprise :
Comme vu sur le schéma ci-dessus le coût d’une note de frais est de 52€ pour l’entreprise. La partie temps est calculée sur le temps passé par le service administratif à traiter, corriger et surtout à résoudre les litiges liés à une note de frais. En effet, les erreurs sont fréquentes. Selon une étude réalisée par Forrester, 20% des salariés présentent au minimum une dépense non conforme par an. Ces notes de frais représentent une perte de temps et d’argent pour l’entreprise en général et pour les services administratifs et financiers en particulier.
Pour les collaborateurs, note de frais rime souvent avec casse-tête. Une étude réalisée par FCM Travel Solution, révèle que 65% des interrogés sont « stressés » par la note de frais à faire à leur retour. En moyenne, chaque salarié perdrait 27 minutes par note de frais. Plus d’une personne sur 5 y passerait même plus d’une demi-heure. Lorsqu’un collaborateur effectue une dépense il doit garder le justificatif de paiement et remplir une note de frais. Les collaborateurs qui voyagent beaucoup réalisent généralement une note de frais par semaine et doivent être vigilants aux potentielles erreurs et ne surtout pas perdre les justificatifs. Cela empiète sur leur temps de travail et cette gestion peut générer du stress et les rendre moins productifs. L’entreprise a donc intérêt à simplifier et fluidifier au maximum la gestion des notes de frais pour ses collaborateurs.
*sondage réalisé par Opinion Way en 2017
Pour réduire le temps passé sur une note de frais et les coûts liés à celle-ci, le paiement centralisé est une bonne solution.
En anticipant les problèmes évoqués précédemment, les entreprises adoptent de plus en plus le paiement centralisé. Le paiement centralisé permet de diminuer le coût lié aux notes de frais, en moyenne une diminution de 39% (étude réalisée par KDS en 2016). Pour l’entreprise, cette solution facilite la gestion des notes de frais. Les litiges sont alors gérés par un prestataire externe (agence, prestataire de paiement). Elle permet l’uniformisation des factures et rend possible la dématérialisation. La solution présente des avantages pour les collaborateurs également. Ceux-ci n’ont pas à faire d’avance de frais, n’ont plus à se soucier de garder les justificatifs de paiements et ne perdent pas de temps sur la déclaration des dépenses.
Le paiement centralisé permet à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent. Ce mode de paiement supprime le paiement sur place par le voyageur et automatise la gestion des dépenses d’entreprise et des notes de frais.
